Zoomでのオンライン会議が日常になった今、情報セキュリティはますます重要になっています。今回は、Zoomの「透かし」機能について、具体的な使用例や設定方法を交えて詳しく解説します。
「透かし」機能とは
「透かし」機能は、会議画面に参加者のメールアドレスを半透明で表示する機能です。例えば、「yamada@company.com」というメールアドレスが画面全体に薄く表示されます。
具体的な使用例
- 新製品開発会議
- A社の開発部門では、新スマートフォンの設計会議で使用。
- 画面に表示される図面や仕様書に各参加者のメールアドレスが重なることで、情報漏洩を防止。
- オンライン授業
- B大学の法学部では、著作権で保護された判例資料を共有する際に使用。
- 学生が資料を無断でSNSに投稿するのを抑制。
- 医療カンファレンス
- C病院では、複数の診療科による症例検討会で使用。
- 患者情報を含むスライドに透かしを入れることで、プライバシー保護を強化。
詳細な設定手順
- Zoom管理者としてログイン
- ブラウザでzoom.usにアクセスし、管理者アカウントでログイン。
- 設定ページへ移動
- 左側メニューの「設定」または「アカウント管理」→「アカウント設定」をクリック。
- ミーティング設定を探す
- 「ミーティング」タブを選択し、下にスクロール。
- 透かし機能を有効化
- 「透かしを追加」オプションを見つけ、右側のトグルスイッチをクリックしてオンに。
- 認証設定の確認
- 「認証されたユーザーのみがミーティングに参加できる」オプションが有効になっていることを確認。
- これが無効の場合は、透かし機能は動作しません。
- 設定の保存
- ページ下部の「保存」ボタンをクリック。
- ミーティングのスケジュール
- 新規ミーティングをスケジュールする際、「セキュリティ」セクションで「透かしを追加」にチェック。
- 参加者への通知
- ミーティング招待状に「このミーティングでは透かし機能が有効です」と明記。
使用時の注意点
- プライバシーへの配慮
- 参加者全員に事前に機能の使用について同意を得ること。
- 例：「本日の会議では情報保護のため透かし機能を使用します。ご了承ください。」
- 外部参加者への対応
- 社外の人が参加する場合、一時的にゲストアカウントを発行するなどの対策が必要。
- デバイスの互換性
- 古いバージョンのZoomアプリでは機能しない可能性があるため、参加者全員にアプリの更新を促す。
- 画質への影響
- 透かしにより画面が少し見づらくなる可能性があるため、重要な図表を共有する際は注意が必要。
まとめ
Zoomの透かし機能は、適切に使用することで会議のセキュリティを大幅に向上させることができます。ただし、参加者のプライバシーや利便性とのバランスを考慮することが重要です。組織の方針や会議の性質に応じて、この機能を効果的に活用しましょう。