オンラインミーティングやウェビナーでよく利用されるZoom。その便利な機能の一つが「待機室」です。今回は、この待機室機能のメリットとデメリット、そして効果的な使い方をご紹介します。
待機室とは？
待機室は、参加者がミーティングに直接入室せず、一時的に「待合室」のような場所で待機する機能です。ホストが参加者の入室を個別に許可するまで、参加者はこの待機室で待つことになります。
待機室を使うメリット
1. セキュリティの向上
待機室を設定することで、不適切な人物や予期せぬ参加者の入室を防ぐことができます。ホストが参加者を確認してから入室を許可するため、ミーティングの安全性が高まります。
2. スムーズな進行
ホストは参加者が揃うまでの時間を利用して、準備や最終確認を行うことができます。また、参加者全員が揃ってから一斉に入室させることで、スムーズにミーティングを開始できます。
3. プライバシーの保護
個別相談や面接などで時間差での入室が必要な場合、待機室を活用することで参加者同士が顔を合わせることなく進行できます。
4. 柔軟な参加者管理
ミーティング中でも、特定の参加者を一時的に待機室に移動させることができます。これにより、必要に応じて参加者の入退室をコントロールできます。
待機室を使うデメリット
1. 操作の手間
ホストは参加者を一人ずつ、または一括で入室させる必要があります。参加者が多い場合、この作業に時間がかかる可能性があります。
2. 参加者の待ち時間
参加者にとっては、待機室で待つ時間が発生します。この待ち時間が長くなると、参加者にストレスを与える可能性があります。
3. 技術的なトラブル
まれに、待機室から本会議室への移動がスムーズにいかないケースがあります。特に、インターネット接続が不安定な場合に問題が発生しやすくなります。
4. Zoomウェビナーでは利用不可
Zoomウェビナーでは待機室機能が利用できません。代わりに「練習セッション」機能を使用する必要があります。
効果的な待機室の活用法
- 待機室のカスタマイズ：有料ライセンスユーザーは、待機室の画面をカスタマイズできます。会社のロゴや歓迎メッセージを表示させましょう。
- チャット機能の活用：待機室にいる参加者とチャットでコミュニケーションを取り、待ち時間を有効活用しましょう。
- 事前の案内：参加者に待機室の存在を事前に伝えておくことで、スムーズな入室が期待できます。
- 定期的な確認：大規模なミーティングの場合、定期的に待機室を確認し、新しい参加者がいないか確認しましょう。
待機室機能は、使い方次第でZoomミーティングの質を大きく向上させることができます。メリットとデメリットを理解した上で、状況に応じて適切に活用していきましょう。