オンラインミーティングが日常となった今、セキュリティの重要性がますます高まっています。Zoomの「外部参加者がミーティングに参加しているときに画面共有を無効にする」機能は、そんなニーズに応える強力なツールです。この記事では、この機能の詳細と、特に効果的な活用シーンについてご紹介します。
機能の概要
この機能は、外部参加者がミーティングに参加した際に、自動的に画面共有を制限するものです。ここでいう外部参加者とは：
- Zoomにサインインしていないユーザー
- ホストと同じZoomアカウント（組織）に属していないユーザー
を指します。
ただし、以下の参加者は例外として扱われ、引き続き画面共有が可能です：
- 電話でダイヤルインしている参加者
- SIP/H.323デバイス（専門的なビデオ会議システム）を使用している参加者
機能のメリット
- 情報セキュリティの強化
- 不適切なコンテンツ共有の防止
- ミーティングの円滑な進行
- 組織内のコミュニケーション保護
導入が適しているシーン
1. 機密性の高い社内会議
シーン例： 新製品開発会議に外部コンサルタントが参加する場合
この機能を使用することで、社内メンバーは自由に画面共有ができる一方、外部コンサルタントの画面共有を制限できます。必要に応じてホストが個別に許可を与えることも可能です。
2. 教育機関でのオンライン授業
シーン例： 大学の講義に学外からゲスト講師を招く場合
学生や教職員は通常通り画面共有ができますが、ゲスト講師の画面共有は制限されます。これにより、不適切なコンテンツが誤って共有されるリスクを軽減できます。
3. 大規模なウェビナー
シーン例： 一般参加者を含む企業説明会
主催者や登壇者は自由に画面共有ができる一方、一般参加者からの不要な画面共有を防ぐことができます。これにより、イベントの円滑な進行が可能になります。
4. クライアントとの機密性の高いミーティング
シーン例： 法律事務所と依頼人とのオンライン相談
事務所側のスタッフは必要に応じて資料を共有できますが、クライアント側の画面共有は制限されます。これにより、機密情報の漏洩リスクを最小限に抑えられます。
5. 複数の取引先との商談
シーン例： 複数のサプライヤーとの同時商談
自社スタッフは自由に画面共有ができますが、各取引先の画面共有は制限されます。これにより、取引先間の機密情報漏洩を防ぎつつ、効率的な商談が可能になります。
設定方法
- Zoomのウェブポータルにログイン
- 左側のメニューから「設定」を選択
- 「ミーティング」タブ内で「画面共有」セクションを探す
- 「外部参加者がミーティングに参加しているときに画面共有を無効にする」オプションを有効化
注意点
- この機能を有効にすると、正当な理由で画面共有が必要な外部参加者にも制限がかかります。必要に応じて、ホストが個別に許可を与える必要があります。
- 電話参加者やSIP/H.323デバイスからの参加者には制限がかからないため、これらのユーザーからの不適切な共有には別途注意が必要です。
まとめ
Zoomの「外部参加者がミーティングに参加しているときに画面共有を無効にする」機能は、セキュリティと柔軟性を両立させる強力なツールです。特に機密性の高い会議や、大規模なイベントでその真価を発揮します。
ただし、この機能を活用する際は、参加者全員にその旨を事前に通知し、必要に応じて個別に画面共有の許可を与えるなど、柔軟な運用が求められます。組織のニーズや会議の性質に応じて、適切に活用しましょう。